全ての吉音会員及び退会されたOB・OGの方へ重要なお知らせ(郵送会員制度改革について)

平素は吉田音楽製作所に格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

吉田音楽製作所では、この度郵送会員制度の改革を協議してきました。

形骸化した郵送会員メーリングリストや、連絡が取れぬ郵送会員名簿、又会費を納めているにも拘わらず月吉やあふきちが届かないなど、郵送会員制度は最早破綻し、適切な運営が為されていませんでした。

昨年冬よりこうした郵送会員制度を抜本的に改革する為の協議を行ってきました。その成果として以下の改革を施行するに至りました。

特に郵送会員の皆様には大変重要な変更が多く御座います。又、郵送会員制度改革に伴い、会費の引き下げやあふきち・CDのアナログ媒体の一部生産廃止など、現京都会員の皆様に於かれましても、重大な変更が多々含まれます。吉音会員の皆様は必ず御一読下さい。

概要
・全会員へのCD・あふきち現物生産及び郵送をやめ、会員種別を一本化する。
・其に伴い会費を年9000円とする。
・正確な会員情報が掲載された会員名簿を新たに作成する。
・OB・OG名簿を作成する。
・サーバーのパスワードを毎年変更し、年度毎に会員名簿の各メールアドレスに送付する。

※名簿種別
・会員名簿
会員の権利(サーバーアクセス、月吉の曲提出etc)が受け取れますが、会費支払いの義務が発生します。未払い回数が規定数に達した場合、自動的に名簿から削除されます。
・OB・OG名簿
吉音周年企画など、OB・OG向けの案内送付を目的とする名簿で、退会後も半永久的に会員情報を保存します。会費は必要ありません。

全容

〇吉音会員の権利
・吉音制作の CD への曲提出 ・吉音のライブの出演企画書提出 ・総会・例会・大例会への参加 ・運営への関与 ・BOX の利用 ・サーバーへのアクセス、CD・あふきち・ライブ映像等データの DL
※2017 年度以降の CD・あふきちの現物生産については各担当役職において議論を進めています。CD現物の郵送が会費中に含まれなくなった為、京都会員と郵送会員の種別は無くなります。

〇会費
・新入生:年 6000 円、10 月~3 月入会に限り年 4500 円
・更新:年 9000 円
※年度途中の休会・退会の際、返金は行わない

〇支払時期
・新入生・再入会:入会・再入会時
・更新:年度初め 4 月 1 日~5 月 31 日
年間予算計画を策定するため支払時期を設定し、支払期間以外の支払いは原則受け付けない。

〇支払方法
1. 銀行振り込み
2. 会計担当に直接支払い

〇入会手続き
1. 名簿管理アカウントのメールアドレスに入会希望の旨を伝える
2. 名簿登録フォームを送信
3. 名簿登録フォームに記入、かつ入会年度の会費を支払った時点で手続き完了
※新歓期は例会中にフォームの URL を公開するなど柔軟な対応をとることは可。

〇退会・休会手続
退会・休会の際は当該年度の支払い期間終了までに会計担当に連絡すること。(ex.2017 年度中休会する場合は、2017 年 5 月末までに会計に連絡しないと、2017 年度会費滞納扱いとなる)連絡がない場合は、再入会の際に滞納額の支払いが必要になる。

〇現会員の名簿登録 2017 年 3 月半ば~5 月 31 日まで登録作業を行う。名簿管理アカウントと Google フォームはすでに 運用を開始している。フォームの URL を各 ML 上と案内の郵送で公開する。2017 年度分会費支払は 4 月 1 日~5 月 31 日。

〇ML の運営 ML は従来通り京都 ML と郵送 ML の二つを運営する。例会情報が必要な会員は京都 ML、大きいイベ ントのみ必要な会員は郵送 ML を使う。

○名簿管理アカウント(会計) kkmb.kitchon.official@gmail.com

〇吉田音楽製作所 入会フォーム(現会員もこちらの登録をお願いします 2017 年 5 月 31 日締め切り)
[https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLScT9xRqp8NJlOtKbqaOLWGdHqXLz7ZHgFg_z0HOUQ
vwoQMKgw/viewform]

〇吉音 OB・OG 名簿 登録フォーム(会費は発生しません)
[https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLScauaUCJxLE_wFdcxdMzhsrpGWNdydADeuFU2ZqTH
XcQAxDkw/viewform]

〇会員名簿
1. 記載内容 氏名、電話番号、メールアドレス、入会年度。 2. 会員情報の変更 変更内容を名簿管理アカウントのメールアドレスに連絡。
3. 名簿の管理、閲覧
会計担当が行う。閲覧も会計担当のみが可能とし、他部署で情報が必要な場合は会計担当に連絡し、必要な情報のみ提供をうける。

〇OB・OG 名簿
会員名簿とは別に OB・OG 名簿を作成、管理する。記載内容は会員名簿と同じ、管理も同様に会計担当。
※会員名簿との違い
・退会後も半永久的に会員情報を保存する
・吉音周年企画など、OB・OG 向けの案内送付を目的とする。
・会費は発生しない

〇会員名簿の更新
休会の申請なく会費支払期間に 2 回支払いがなかった時点で自動的に退会とみなし、5 月末に会員名簿から削除する。再入会の際は 2 回の未払い分+入会年度の会費を支払えばよい。OB・OG 名簿に記載されている場合は再加入扱いとなり、新入生割引は適用されない。
会員名簿記載内容に変更がない場合、再度名簿登録を行う必要はない。

〇2016 年度までの会費未払い分の取り扱い
2016 年度未払い分のみ反映し、2015 年度以前のものはリセットする。2016 年度に滞納がある場合(通年もしくは半期分)は、2017 年度 4~5 月の会費支払時期に支払いがない場合、2 回支払いなしとなり、退会扱いとなる。

〇サーバーのアクセス
毎年 6 月初旬にサーバーのパスワードを変更し、同時に会員名簿記載のメールアドレスにパスワードを記載したメールを送付する。新入生に対しては入会時にパスワードを送付する。

〇月吉の郵送について
2016 年度分(月吉 149 号)までに関しては、12 月に郵送した会員(2012 年後期まで会費未払いの無い方)に対して郵送を行う。12 月に郵送したもので住所違いが原因で多くが返送されたため、届いていない場合は住所を名簿管理アカウントメールアドレスまでお知らせください。

※以上の内容に関するお問い合わせは、contactページのフォーム又はメールアドレスまでお願い致します。

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